みなさんにとって、会議とはどんな存在でしょうか？　組織人にとって大切な会議ですが、自分のアイデアを発表する場といったポジティブな意見は実は少なかったりします。

そのため、「今の会議、何が決まったの？」「自分が出る意味はあったのか」「会議な場では本音が出せない」などなど、日々ストレスを感じている方も多いようです。

そこで今回、株式会社アイランドクレアの「奇跡の会議法プロジェクト」にて合計102名を対象に「会議に対する意識調査」を行った結果をもとに、会議を充実させる方法を考えてみました。

 

【調査概要】
1．調査の方法：WEBアンケート方式で実施
2．調査の対象：全国の17才〜55才までのインターン生、社会人
3．有効回答数：102名
4．調査実施日：2019年5月13日（金）〜2019年5月28日（火）

 <目次>

1. 会議における悩みアンケート結果
2. 従業員規模別で見た会議に対する満足度
3. こうすれば、充実した会議ができる！
4. まとめ

 

1．会議における悩みアンケート結果と満足度

日本人は忖度しがち？会議に対するお悩み1位は『発言する人がいつもだいたい決まっている』。３位には「あまり議論が白熱しない」が32%と、会議に対して消極的な姿勢が目立つ結果となりました。

 

2．経営者・役員のほうが会議に対する不満が大きい!?

会議に対する満足度を5段階で表した回答項目では、従業員規模が多くなるほど、会議に満足していない割合が高い傾向にあることが明らかに。

また、役職毎に会議に対する満足度を集計した結果では不満を感じていると回答した社員は33%であるのに対し、経営者、役員層は意外なことに71%と2倍以上の割合で会議に不満を感じていることも分かりました。

 

3．こうすれば、充実した会議ができる！

会議がいつも停滞していて、なかなか議論が活発にならないのは頭の痛い問題。しかし、考えてみれば会議は参加者全員で作り出すもので、参加者全員の主体性が必要です。司会や進行役だけが頑張っても充実した会議にはなりません。そこで充実した会議のために、参加者が気を付けたいことや心構えにについて調べてみました。

 

■充実した会議のためには、準備が必要

充実した会議にするためには、まず参加者一人ひとりが事前に準備しておくことが大切だと言われています。それによって会議開始と同時に全員がスタートダッシュでき、スピード感あふれる会議になるのです。

充実した会議のために1：会議の目的を理解しておく

何のためにその会議を行うのか、まずはそれを理解しておくことが基本です。「そんなの当たり前」と思われるかもしれませんが、目的が曖昧な会議は意外と多くあります。それでは当然のように、曖昧な結論が出てしまいます。

テーマや目的を明確にしないまま会議を進めると、参加者はどのような意見を求められているのかわからないため、発言しづらくなってしまい、とんちんかんな意見が噴出します。話があらぬ方向に脱線したり、結局は何について話し合っているのかわからなくなってしまうことも。結局、何も決まらないまま無駄に時間だけが過ぎていきます。

また会議の種類についても、参加者全員が事前に理解しておく必要があるでしょう。会議の目的が明確にされていないと、どうしてもダラダラと長くなってしまいがちです。皆で同じゴールを見ながら、きちんと道筋を立てて進めていけば、会議は短時間でも実のある内容となることも少なくありません。

 

充実した会議のために2：会議の目的を理解しておく

会議の連絡がきたら、会議のテーマと目的について理解すること。当日の会議をスムーズなものにするため、アジェンダに沿って必要な情報を収集しておくのがおすすめです。

事前に資料が配られているのであれば、早めに読み込んで、テーマの背景を頭に入れておきましょう。細部についてあらかじめ調べておくこともできますし、自分の意見をとりあえずまとめておくこともできます。思わぬ問題点を発見したり、より優れたアイデアがひらめいたりすることもあるかもしれません。

せっかく用意してくれた資料です、存分に活用するようにしましょう。あらかじめ会議の内容をイメージするのとしないのとでは、当日の作業効率に差が出ます。自分の意見や考えを事前にしっかりまとめておけば、当日は会議の内容に集中できるのです。会議を有意義なものにできるかどうかは、事前準備にかかっています。これだけでも充実した会議となるはずです。

 

充実した会議のために3：発言しないのは、いないのと同じ

会議に参加するのは、発言するためです。有意義な発言ができなければ、そもそも会議に参加している意味がないとも言われています。会議に慣れていない新人の場合、あるいは幹部クラスが出席している会議では、発言したくても尻込みしてしまうことも多いかもしれません。

その悩みを打破するために、先ほど取り上げた「充実した会議のために1・2」が重要になります！　事前に入念な準備をしておいたうえで「これは言っておくべき」と思うことは、積極的に発言しましょう。

 

充実した会議のために4：自分の役割を理解した発言をする

会議の参加者は、それぞれ皆立場が違います。たとえ同じ課内の会議であっても、担当する顧客が違えば、ものの見え方や考え方にも違いがあります。複数の部署を横断しての会議であれば、それぞれの立場からの発想・提言が求められますし、役職に相応しい発言をしなければなりません。会議に参加するときには、議題とともに参加者の顔ぶれもチェックしておきましょう。そうすれば、あなたにどのような視点からの意見が求められているかがわかるはずです。

参加者それぞれが期待された役割をきちんとこなすということも、充実した会議には欠かせない要素です。

 

4．まとめ

 充実した会議のために最も必要なこと、それは準備です。この準備をしっかり行うことが、重要な発言に至る近道でもあるのです。

さらに慣れた人は如才なく発言しますが、もちろん最初から上手だったわけではありません。ポイントを外さず、臆せず発言するチャレンジを繰り返すことが大切なのです。そして多くの会議に参加し、経験を積みながら工夫を重ねて、ぜひ充実した会議の実現を目指してみてください。

ときには習うより慣れよの精神が、充実した会議へと引き上げてくれるはずです。