【エッジーナの処方箋】うっかり忘れを防ぐためにすぐできること

仕事が忙しいと、うっかり頼まれていたことを忘れてしまったり、やるべきことの期日が過ぎてしまったことはあるでしょう。うっかりミスは誰にでもあるものですが、何度も繰り返していると周りからの信用を失ってしまいます。

仕事ができる人は、こうしたミスが少ないことも一つの特徴です。「自分は記憶力が悪いな」という自覚がある方は、これからご紹介する対策をぜひ参考にしてみてください。

＜目次＞

1. 記憶力に頼るのは一番危険！
2. メモを必ずとる
3. 毎朝タスク管理を行う
4. ToDoリストはこまめに更新し、見える位置に置く

 

1. 記憶力に頼るのは一番危険！

様々なタスクを期日までに漏れなく実行するためには「ToDo管理」が欠かせません。やり方は人それぞれあると思いますが、とにかく大切なのは期日通り漏れなく完了すること。もし、期日を守れなかったり忘れてしまうことがある場合は、おそらくタスクを管理する方法が間違っているか、タスクをチェックする習慣ができていないか、いずれかの原因があるのではないでしょうか。

記憶力だけで物事をすべて管理するのは難しいもの。特にタスクが増えれば増えるほど、タスクを忘れないようにすることはもちろん、効率よくタスクを実行するための優先順位を考えて、漏れなく確実に行動する必要があります。

現状うっかり忘れが多い人は、まずは自らの記憶力を過信しないことが大切。「自分は記憶力が高くないんだ」という自覚を持ったうえで、具体的な対策を実行していきましょう。

 

2. メモを必ずとる

まず大前提となるキホンですが、とにかくメモを取る習慣を身につけましょう。人間は忘れやすい生き物なので、新しい情報が入ってくると一つ前の情報をすぐに忘れてしまうこともあります。記憶から抜け落ちてタスク化できなければ、対処の施しようがありません。まずは些細なことでも、どんなことでもメモを取りましょう。

そして、メモは忘れないために取るものなので、メモを取っていても忘れる人は、メモの取り方や管理を変える必要があります。たとえば、書類の空いたスペースや裏側にメモを取る人は要注意。後から見返すならまだしも、そのまま放置して置きっ放しになったり、破棄されていたりしませんか？これではメモを取った意味がありません。

おすすめは、メモを取る道具を統一すること。手帳でもいいですし、電子機器でもいいです。一つのものにメモを集約させることが重要なのです。そうすれば、定期的にメモしたことを見直しやすいですし、何か別のことでメモを開いたときに、ついでに他のメモを思い返すこともできます。

 

3. 毎朝タスク管理を行う

仕事が忙しくなると、頭の中であれをやろう、これをやろうというふうに必死に整理しようとしますよね。でも、頭の中で考えているだけは、整理の精度は全然上がりません。結果、優先順位の低い作業から始めてしまったり、今日絶対にやらなきゃいけないことを後回しにしまって焦るといった事態を引き起こしてしまうのです。

それを防ぐためには、毎日必ずタスク管理を行うことが重要。やるべき仕事をToDoリストに落とし込み、仕事が始まる前の朝に自分のTodoリストを整理する習慣をつけると良いでしょう。やり終えたタスクで残っているものがあれば消去し、追加すべきタスクがあれば追加する。本日やるべきタスクの洗い出しと優先順位をつける。こうした整理の時間を毎朝必ず作ることで、結果的に効率よく確実に仕事をこなしていくことができるのです。

 

4. ToDoリストはこまめに更新し、見える位置に置く

メモと同様に、タスク管理も見返したりで更新ができなければ意味がありません。なるべくタスクは一元管理し、朝だけでなく定期的に見直すようにしましょう。

ToDoリストは必ず目にするところに置き、いつでも閲覧できる状態になっていることが理想です。オフィスワーカーであれば、自分の机やデスクトップまわり、パソコンのデスクトップ画面などに。営業で外を歩き回る人であればスマホに管理しておくのが良いでしょう。

そして、完了したものは絶対に残さないことが必須。完了したタスクが残っていると、またやるべきことが埋もれてしまって取りこぼしや見落としの原因となります。完了したものを消すという作業までをタスクのワンセットとしましょう。完了日を記入しておくとさらにGood。いつ終わったのかを聞かれたり、確認する必要があるときにスムーズに思い返すことができるでしょう。

このように、うっかり忘れを防ぐためには具体的な対策が必要となります。記憶力に頼るスタイルはすぐに辞め、上記で紹介したような改善をぜひ試してみてください。意識を変えることで、それはやがて記憶力のアップにもつながるはず。ミスを減らして、確実な仕事でまわりの信頼を勝ち取ってください！